डेबिट नोट क्या है मतलब और उदाहरण

डेबिट नोट क्या है?

एक डेबिट नोट एक दस्तावेज है जिसका उपयोग विक्रेता द्वारा वर्तमान ऋण दायित्वों के खरीदार को सूचित करने के लिए किया जाता है, या क्रेडिट पर प्राप्त माल को वापस करते समय खरीदार द्वारा बनाया गया एक दस्तावेज है। डेबिट नोट आगामी चालान के बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है या वर्तमान में बकाया राशि के लिए अनुस्मारक के रूप में कार्य कर सकता है। लौटाई गई वस्तुओं के लिए, नोट में कुल प्रत्याशित क्रेडिट, लौटाई गई वस्तुओं की एक सूची और उनकी वापसी का कारण शामिल होगा।

डेबिट नोट कैसे काम करता है

एक डेबिट नोट, जिसे डेबिट मेमो के रूप में भी जाना जाता है, आमतौर पर व्यापार-से-व्यापार लेनदेन में उपयोग किया जाता है। इस तरह के लेन-देन में अक्सर क्रेडिट का विस्तार शामिल होता है, जिसका अर्थ है कि खरीदार की लागत का भुगतान करने से पहले एक विक्रेता किसी कंपनी को माल का शिपमेंट भेजता है। नोट खरीदार को बताता है कि विक्रेता ने उनके खाते से डेबिट कर दिया है। हालांकि वास्तविक सामान हाथ बदल रहे हैं, वास्तविक धन तब तक स्थानांतरित नहीं किया जाता है जब तक कि वास्तविक चालान जारी नहीं किया जाता है। शिप किए गए माल और बकाया भुगतानों को ट्रैक करने के लिए डेबिट और क्रेडिट को एक लेखा प्रणाली में लॉग इन किया जाता है।

डेबिट नोट चालान से अलग होते हैं क्योंकि वे आम तौर पर पत्रों के रूप में स्वरूपित होते हैं, और उन्हें तत्काल भुगतान की आवश्यकता नहीं हो सकती है। यह सच है जब डेबिट नोट का उपयोग खरीदार को आगामी ऋण दायित्वों के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है, जो कि अभी तक आधिकारिक रूप से चालान नहीं किया गया है।

डेबिट नोट्स के वैकल्पिक रूप

कुछ कंपनियां उन वस्तुओं के बिल के लिए डेबिट नोट का उपयोग करती हैं जो उनका प्राथमिक व्यवसाय नहीं हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई कंपनी अपने गोदाम के कुछ स्थान को सबलेट करती है, तो वह किराए के लिए एक डेबिट नोट जारी कर सकती है। चालान में गलतियों को सुधारने के लिए डेबिट नोट का भी उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी ग्राहक को चालान पर कम बिल भेजा जाता है, तो उस गुम राशि के लिए एक डेबिट नोट जारी किया जा सकता है जिसे बिल किया जाना चाहिए था।

पत्र प्रारूप के अलावा, डेबिट नोट प्राप्त माल के साथ शिपिंग रसीद के रूप में भी प्रदान किए जा सकते हैं। जबकि देय राशि को नोट किया जा सकता है, खरीदार को आधिकारिक चालान भेजे जाने तक भुगतान की उम्मीद नहीं है। यह खरीदार को पहले भुगतान प्रदान किए बिना, यदि आवश्यक हो, तो सामान वापस करने का अवसर दे सकता है।

कुछ डेबिट नोट सूचनात्मक पोस्टकार्ड के रूप में भेजे जा सकते हैं जो केवल खरीदार द्वारा अर्जित किए गए ऋण की याद दिलाते हैं। यह उन मामलों में मददगार हो सकता है जहां विक्रेता निश्चित नहीं है कि एक मूल चालान प्राप्त हुआ था या उसकी समीक्षा की गई थी। पोस्टकार्ड में इस बारे में जानकारी भी हो सकती है कि ऋण का निपटान कैसे किया जा सकता है, जैसे प्रासंगिक संपर्क जानकारी।

वैकल्पिक दस्तावेजों के रूप में डेबिट नोट्स

सभी कंपनियां बकाया या लंबित ऋण दायित्वों वाले खरीदारों को डेबिट नोट भेजने का विकल्प नहीं चुनती हैं। आम तौर पर, एक विक्रेता या तो इसे एक मानक व्यावसायिक अभ्यास मानता है और आंतरिक प्रक्रियाओं के अनुसार इसका उपयोग करता है या इसका बिल्कुल भी उपयोग नहीं करता है। कुछ मामलों में, खरीदार आंतरिक रिकॉर्ड कीपिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डेबिट नोट में निहित जानकारी वाले दस्तावेज़ का अनुरोध कर सकता है।